در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه باشیم؟
با وجود تنوع امروزی در بازار، تشخیص و یافتن سیستم حضور و غیاب متناسب با هر کسب و کار، عمل ساده ای نیست. کارشناسان بر این باورند که به هنگام خرید یک سیستم چندین مورد را باید در نظر بگیرید: آپشن های منعطف ردیابی (Time Tracking) : در جستجوی سیستمی باشید که کارمندان بتوانند با دستگاه های مختلف مانند کامپیوتر، تلفن هوشمند، تبلت، ساعت زمان سنج، تلفن و یا پیام کوتاه، تردد های خود را ثبت کنند.
ثبت دقیق زمان: بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که کارفرمایان را قادر سازد طبق ساعاتی که پرسنل کار کرده اند، حقوق بپردازند. نه ساعاتی که موظف بوده اند کار کنند.
پیگیری تمام امور وابسته به زمان: اطمینان حاصل کنید که سیستم مورد نظر فقط برای ثبت ورود و خروج فرد نباشد، بلکه کل برنامه کارمندان و نیز محاسبات مربوط به مرخصی و مأموریت را نیز مدیریت کند. علاوه براین، وقتی کارمندان بر روی پروژه ی خاصی کار می کنند، حقوق دهی باید طبق ساعات کاری که صرف پروژه شده است در نظر گرفته شود که این امر نیاز به سیستمی دارد که کار آنها را پیگیری و زمان دقیق را ثبت کند.
سازگار با گوشی های همراه: از آنجایی که بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از اداره کار می کنند (پرسنل مأمور)، سیستمی مناسب است که با گوشی های همراه سازگاری داشته باشد تا همه جا در دسترس باشد. در اپ موبایل یا نسخه موبایل نرم افزار حضور و غیاب، نه تنها لازم است پرسنل خارج از اداره بتوانند آغاز و پایان کار خود را ثبت کنند بلکه لازم است که کارفرما بتواند از موقعیت جغرافیایی آنها مطلع شود.
کاربرد آسان: در جستجوی سیستمی باشید که کار کردن با آن آسان باشد. کار با سیستم نباید دشوار باشد و نباید به آموزشهای طولانی مدت نیاز داشته باشد.
یکپارچه سازی: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه ها و نرم افزارهای دیگری که در سازمان استفاده می کنید سازگاری داشته باشد. مانند نرم افزارهای منابع انسانی یا حقوق و دستمزد.
هشدارهای سیستمی: برخی از سیستم ها اعلان هایی دارند که اگر کارمندان نزدیک به پایان ساعت کاری باشند و یا ورود و خروج خود را ثبت نکرده باشند، هشداری به آنها داده می شود. این نوع هشدار ها در کنترل هزینه ها موثر است.
ویژگی های حسابرسی: قابلیت مشاهده تغییرات داده شده توسط مدیران یا سوپروایزرها در تایم شیت ها (کارکردها).
اکنون به نکات مهمی اشراف پیدا کرده اید و آماده ی تصمیم گیری برای خرید یک سیستم حضور و غیاب بهینه هستید.